Governo do Estado prepara a implantação do e-DOC Sergipe

É possível racionalizar e otimizar os processos de trabalho, e ainda contribuir para a preservação do meio ambiente? Técnicos de informática do Governo do Estado estão tentando dar uma resposta positiva a esta pergunta, através da ferramenta e-DOC Sergipe (Sistema para Gestão Eletrônica de Documentos e processos), definida em um edital e ora em fase de licitação por meio da Empresa Sergipana de Tecnologia da Informação (Emgetis). O trabalho faz parte do processo de modernização administrativa do Estado, que prevê a digitalização de todo documento oficial em trâmite entre os órgãos administrativos, sob a coordenação da Secretaria de Estado da Casa Civil.

A instituição do e-DOC Sergipe contempla três projetos em fase de licitação: aquisição de solução para Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED); disponibilização de certificados digitais; e formulação de diretrizes como suporte à implementação do GED. Cada empresa licitante deve comprovar o atendimento das características e funcionalidades obrigatórias, obedecendo aos critérios previstos no edital e sob avaliação da Emgetis.

A finalidade dessa ferramenta é a sistematização do gerenciamento da informação, para transformar a atual sistemática processual - baseada na tramitação física dos documentos - numa sistemática eletrônica, mais ágil, segura e menos dispendiosa. A ideia é diminuir os gastos do Governo utilizando um novo sistema que vai solucionar os problemas de gestão informacional, já que serão imediatamente eliminadas as barreiras geográficas na distribuição e compartilhamento de informações.

Segundo o secretário de Estado da Casa Civil, Oliveira Júnior, com a participação das áreas de Tecnologia da Informação dos órgãos do Estado, a previsão é de que aconteça uma mudança cultural na forma de trabalho dos servidores, que poderão agir com mais celeridade na tramitação dos processos, aumentando a produtividade dos serviços. “Um ponto muito importante com a chegada desse sistema é que os agentes de Governo terão segurança e transparência nas atividades do dia-a-dia, eliminando os riscos de extravio e fraude de documentos e processos, mas, sobretudo, agilizando a rotina e ganhando produtividade no atendimento ao cidadão”, disse.

Preservação

Uma grande preocupação do Governo do Estado é com a preservação do meio ambiente, seguindo os exemplos de grandes instituições e empresas que resolveram minimizar os prejuízos ambientais. Por isso, o Governo do Estado projetou o e-DOC para que em breve haja a redução do consumo de papel, cartuchos de tinta, toners, fotocópias, serviços de malotes e transportes. Assim, é estimulada a diminuição do impacto ambiental, principalmente com a redução do gasto de papel.

De acordo com Isabela Andrade, assessora técnica da Casa Civil, a implantação do projeto de solução GED no Governo de Sergipe será alinhada com a Agenda Ambiental na Administração Pública (A3P). “Isso vai contribuir para o fortalecimento das ações de sensibilização dos servidores públicos, revelando um argumento expressivo para a necessária mudança de comportamento em relação aos hábitos e processos de trabalho, para minimizar a resistência cultural das pessoas”.

A A3P é uma estratégia de construção de uma nova cultura institucional para inserção de critérios socioambientais na administração pública e tem como princípios básicos: combater todas as formas de desperdício de recursos naturais; gerir adequadamente os resíduos; incluir critérios socioambientais nos investimentos, compras e contratações de serviços dos órgãos governamentais; e sensibilizar os servidores públicos em relação aos aspectos ambientais e de melhoria da qualidade do ambiente de trabalho.

Projetos

O primeiro projeto prevê a aquisição de solução para GED e objetiva principalmente a redução de custos, além de uma maior eficiência no acesso às informações. Já o segundo projeto visa a formulação de diretrizes, normas, padrões e procedimentos, além de mapeamento de processos como suporte à implementação do GED. O terceiro projeto, para disponibilização de certificados digitais, é direcionado para a utilização, pelos gestores, de uma assinatura digital em todos os documentos oficiais, para manter todo o processo em formato eletrônico.

Estima-se que um indivíduo gaste o equivalente a uma hora diária em busca de informações e, não raramente, não as consegue. Cerca de 20% dos documentos de uma organização não podem ser encontrados tempestivamente. Se estas informações forem necessárias para uma tomada de decisão, pode-se não aproveitar uma janela de oportunidade, podendo trazer prejuízos à organização. Este é um dos motivos que fizeram da ferramenta GED indispensável para o tratamento de informações e conteúdos documentais com mais rapidez de circulação.

Fonte: http://www.emgetis.se.gov.br/modules/news/article.php?storyid=330